Qué es Power BI, qué necesita una pyme en Colombia y cómo empezar

Qué es Power BI y para qué le sirve a una pyme

Power BI es la herramienta de inteligencia de negocios de Microsoft. Se conecta a tus fuentes de datos (Excel, el sistema contable, el ERP, el CRM o una base de datos), las une en un solo modelo y muestra la información en tableros interactivos que se pueden filtrar por fecha, sede, vendedor o producto.

En una pyme se usa sobre todo para responder preguntas que hoy toman días:

• Ventas: ¿cómo vamos contra la meta del mes, por vendedor y por línea?
• Cartera: ¿cuánto nos deben y con cuántos días de vencimiento?
• Inventario: ¿qué productos rotan poco y cuáles están por agotarse?
• Producción y operación: ¿estamos cumpliendo el plan?, ¿dónde están los cuellos de botella?

Qué necesitas para empezar

Datos, aunque estén en Excel

No necesitas un sistema sofisticado. Muchas empresas empiezan con sus archivos de Excel y el sistema contable. Lo importante es que los datos existan y se actualicen con alguna frecuencia.

Licencias

Power BI Desktop, la aplicación para construir los informes, es gratuita. Para compartir tableros con el equipo a través del servicio en la nube, normalmente quien publica y quien consulta necesitan licencia Power BI Pro, salvo que la empresa tenga una capacidad Premium o Fabric. Los precios cambian, así que revísalos en el sitio oficial de Microsoft antes de presupuestar.

Actualización automática

El servicio de Power BI permite programar la actualización de los datos; con licencia Pro, hasta ocho veces al día. Si tus datos están en un servidor o en computadores de la oficina, se instala una puerta de enlace de datos local (gateway) para que la nube pueda leerlos de forma segura.

Cómo implementar tu primer tablero en seis pasos

1. Elige de tres a cinco preguntas de negocio. «Quiero ver todo» es la receta para un tablero que nadie usa. Empieza por lo que se discute en la reunión gerencial.
2. Haz el inventario de fuentes. Para cada pregunta, identifica de dónde salen los datos y quién es el responsable de esa fuente.
3. Pon orden en los datos. Un mismo cliente con tres nombres distintos da tres clientes en el tablero. La limpieza es la mitad del trabajo.
4. Acuerda las definiciones. ¿Una venta cuenta cuando se factura o cuando se cobra? Si cada área responde distinto, el tablero generará discusiones en vez de decisiones.
5. Construye un piloto con un área. Ventas suele ser el mejor punto de partida, porque tiene datos claros y beneficio visible.
6. Úsalo en la reunión. El tablero se vuelve parte de la empresa cuando la reunión se hace con él en pantalla, no con un informe armado a mano.

En la página de Business Intelligence puedes recorrer este proceso de forma interactiva.

Indicadores para empezar, por área

Errores que hacen que nadie use el tablero

• Cuarenta gráficos en una página. Un buen tablero responde pocas preguntas y lo hace rápido.
• Depender de exportaciones manuales. Si alguien tiene que exportar y pegar para que se actualice, el problema sigue ahí.
• No definir permisos. Power BI permite seguridad a nivel de fila, así que cada vendedor ve solo sus clientes y cada sede solo sus datos. Configúrala desde el inicio.
• No asignar un dueño. Alguien debe responder cuando una cifra no cuadre.

¿Cuántas licencias necesito en la práctica?

Depende de cuántas personas crean tableros y cuántas solo los consultan.

Según la documentación de Microsoft sobre tipos de licencia, quien tiene licencia gratuita solo puede trabajar en su espacio personal. Para publicar y compartir hace falta Power BI Pro o Premium por usuario, y quienes consultan también la necesitan, salvo que el contenido esté en una capacidad Premium o en Fabric F64 o superior, donde pueden verlo con licencia gratuita. Microsoft 365 E5 incluye una licencia Pro por usuario.

Traducido a una pyme, si el tablero lo construye una persona y lo ven cinco directivos, cuentas seis licencias y no una. Conviene saberlo antes de armar el presupuesto, y revisar qué licencias de Microsoft ya tiene tu empresa.

¿Me sirve Power BI si ya hago todo en Excel?

Depende de qué te duela. Si el reporte lo arma una sola persona, lo ve una sola persona y toma diez minutos, Excel está bien y Power BI es un gasto de más.

Empieza a tener sentido cuando varias personas necesitan las mismas cifras, cuando los datos vienen de más de un sistema y cuando una reunión se frena porque dos hojas dicen números distintos. Y si el problema de fondo es que el reporte se arma a mano, primero resuélvelo con la automatización de reportes, porque un tablero sobre datos desordenados solo los muestra más bonitos.

¿Cómo se ve un primer tablero útil?

Pequeño. Piensa en una empresa que vende a crédito y revisa la cartera todos los lunes. El primer tablero muestra cuánto se debe, en qué edades de vencimiento y por cliente, con un filtro por vendedor. Nada más.

Con eso la reunión cambia. En vez de abrir tres archivos y discutir cuál está al día, se mira una pantalla, se filtra por el cliente que preocupa y se decide quién lo llama esa semana. El margen o la rotación llegan en una segunda y una tercera versión, cuando el equipo ya confía en las cifras. Es un escenario de ejemplo, no un caso de cliente.

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