Cómo empezar con IA en tu empresa en los primeros 90 días

¿Cuál es el plan para los primeros 90 días?

Tres tramos de un mes cada uno. En el primero eliges una sola tarea y mides cómo se hace hoy. En el segundo la pruebas con una o dos personas, revisando todo. En el tercero comparas contra la línea de base y decides si amplías, ajustas o paras.

Es un plan aburrido a propósito. Casi todo el valor está en no saltarse el primer mes. Si quieres antes un panorama de lo que la IA hace y no hace, está en qué puede hacer la IA por tu empresa.

Días 1 a 30: ¿cómo elijo la tarea y qué mido?

Elige una tarea con cuatro rasgos. Se repite cada semana. Tiene un resultado que alguien puede revisar en minutos. Un error no cuesta dinero ni reputación. Y hay una persona de tu equipo que la conoce bien y quiere probar.

Con la tarea elegida, haz lo menos glamoroso del proyecto. Mide cuánto tarda hoy, cuántas veces se hace al mes y cuántos errores o correcciones tiene. Anótalo en una hoja. Sin esa línea de base, en el día 90 vas a tener una opinión y no una comparación.

Escenario típico. Una constructora mediana quiere probar la IA con los informes semanales de obra. Hoy un residente tarda dos horas en armar cada informe a partir de notas sueltas y fotos. Anotan eso, cuántos informes son al mes y qué correcciones pide después el gerente. Ese es el punto de partida contra el que se compara el piloto.

En este mes también se define la regla de datos. Qué herramienta se usa, con qué tipo de cuenta, y qué información queda prohibida. Más abajo está la regla de una página.

Días 31 a 60: ¿cómo se hace el piloto?

Con una o dos personas, una herramienta con cuenta de empresa y revisión completa. No con todo el equipo, y no con licencias para todos. Lo que quieres aprender en este tramo es dónde falla la herramienta con tus documentos y tus casos, que casi nunca es donde falla en las demostraciones.

• Cada resultado lo revisa una persona antes de que salga de la empresa.
• Se anota cada error y su tipo, para ver si es de datos, de instrucciones o de la herramienta.
• Se ajustan las instrucciones una vez por semana, no cada día.
• Se registra el tiempo real, incluido el de revisar.

Lo del tiempo de revisión importa más de lo que parece. En el experimento de Noy y Zhang, las tareas fueron simples y nadie verificó los datos de los textos, así que los autores advierten que las ganancias en una oficina real pueden ser menores. Tu piloto te dirá cuánto.

Días 61 a 90: ¿cómo decido si sigo?

Con tres respuestas a la vista. Cuánto tiempo neto se ahorró frente a la línea de base. Qué errores aparecieron y si se corrigen con mejores instrucciones o no. Y si la persona que lo probó quiere seguir usándolo.

Hay tres salidas honestas. Ampliar a más personas, con lo aprendido. Ajustar y repetir un mes más, si la prueba mostró avance pero con fallas que se pueden corregir. O parar, que también es un resultado válido y barato. Parar en el día 90 con un hallazgo claro cuesta menos que seguir un año por inercia.

¿Quién debe ser la persona del piloto?

Alguien que conozca la tarea de memoria y tenga criterio para decir «esto está mal». No necesariamente la persona más joven ni la más entusiasta con la tecnología. Quien sabe el oficio detecta los errores que a un novato se le pasan.

Dale tiempo protegido, unas horas a la semana, y que su jefe sepa que ese tiempo es del piloto. Un piloto que se hace «cuando sobre tiempo» se muere en la segunda semana.

¿Cuánto debo gastar al principio?

Poco, y en tiempo más que en licencias. Para un piloto alcanzan una o dos suscripciones de empresa durante dos o tres meses. Los precios cambian con frecuencia, así que verifícalos en la página de cada proveedor el día que decidas.

El gasto que sí se subestima es el tiempo. De quien configura, de quien revisa y de quien registra los resultados. Cuenta unas horas por semana para la persona del piloto. Si no tienes ese tiempo, el piloto no es viable todavía, y es mejor saberlo antes.

¿Qué regla escrita debe existir desde el primer día?

Una página, no un manual. Qué herramientas están permitidas y con qué tipo de cuenta. Qué datos no se pegan nunca, como cédulas, datos de salud, contratos con confidencialidad y claves. Quién revisa lo que sale. Y a quién se le avisa si pasa algo.

La razón de fondo es la cuenta. La documentación de Microsoft indica que en Copilot con cuenta de trabajo tus mensajes y respuestas están cubiertos por el contrato de empresa y no se usan para entrenar los modelos de base. Con una cuenta personal las condiciones son otras. La SIC, en su Circular Externa 002 de 2024, pide además medidas demostrables cuando se tratan datos personales con IA. El detalle está en IA y tus datos.

¿Qué errores se repiten al empezar?

• Comprar licencias para todos antes de probar. Se paga por lo que nadie ha aprendido a usar.
• Empezar por el proceso más importante. Si falla, falla donde más duele.
• No medir antes. Después nadie puede probar que ahorró.
• Dejar que cada quien use su cuenta personal. Los datos de la empresa terminan en servicios que nadie eligió.

El cuarto es el más común y el más silencioso. Quien ya usa IA por su cuenta no lo cuenta. Por eso la regla de una página sirve más como invitación a contarlo que como prohibición.

¿Cuándo conviene pedir ayuda externa?

Cuando la tarea toca tus sistemas, cuando maneja datos personales de clientes o empleados, o cuando nadie en tu equipo tiene tiempo de revisar. Si el uso es redactar o resumir con una herramienta de chat y alguien que lee el resultado, no nos necesitas. Pruébalo tú.

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